Bu Yönerge, daha önce yürürlükte olan Yönerge'nin bazı maddeleri üzerinde yapılan değişikliklerle hazırlanmış, Yönetim Kurulu’nun 22.04.2024 tarih ve 2024/59 sayılı kararıyla onaylanmış ve Dernek web sitesinde yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.
Bu Yönerge, daha önce yürürlükte olan Yönerge'nin bazı maddeleri üzerinde yapılan değişikliklerle hazırlanmış, Yönetim Kurulu’nun 12.10.2022 tarih ve 3/26 sayılı kararıyla onaylanmış ve Dernek web sitesinde yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.
HALK SAĞLIĞI UZMANLARI DERNEĞİ SATINALMA USÛL VE ESASLARI YÖNERGESİ
Bu yönergenin amacı, Derneğin ihtiyacı olan her türlü malzeme ve hizmetler ile dernek üyelerimize sunulmak üzere temin edilecek mal ve hizmetlerin satın alımı için gerekli şekil ve şartları belirlemek, uyulması gereken esas ve ilkeleri saptamak ve tedarikçilerin değerlendirilmesi için bir yöntem belirlemektir.
Bu yönerge, Dernekçe yapılan tüm mal ve hizmet alımları ve bunlara ilişkin faaliyetleri kapsar.
3.1. Yönetim Kurulu
3.2. Satınalma Komisyonu
3.3. İhale Komisyonu
3.4. Başkan
3.5. Genel Sekreter
3.6. Sayman
3.7. İdari Sekreter
4.1. Satın Alma
Derneğin hizmet üretebilmesi amacıyla, ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin dışarıdan alımı için gerçekleşen süreçtir.
4.2. Tedarikçi
Derneğin belirlemiş olduğu şekil ve şartlarda, mal ve hizmet alımı için fiyat teklifi veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri ifade eder. Kuruma mal temin eden veya hizmet sunan her türlü kişi, firma, kurum ve kuruluş veya ortak girişim için bu yönergede tedarikçi tanımı kullanılacaktır.
4.3. Tutar / Fiyat
Tutar ve fiyat, KDV hariç tutarları ve fiyatları ifade eder.
4.4. Şartname
Satın alınacak veya satışı yapılacak her türlü mal, hizmet veya işin teknik, idari esas, usul ve şartlarını belirleyen dokümandır.
4.5. Tedarikçi Listesi
Satın alımlarında süreklilik gösteren mal ve hizmet ihtiyaçlarının temininde kullanılmak üzere, tedarikçi isim ve iletişim bilgilerinden oluşan Yönetim Kurulunca oluşturulmuş listedir.
4.6. Satınalma Komisyonu
Yönetim Kurulu kararıyla, Yönetim Kurulu üyeleri ve dernek asıl üyeleri arasından seçilen, belirli tutarlardaki satın almalara yetkili kılınmış olan komisyondur.
4.7. İhale Komisyonu
İhale sürecinde, yönetim kurulu kararıyla belirlenmiş olan komisyondur.
Mal ve hizmet alımlarında tutarlara ilişkin limitler, KDV hariç olarak şu şekilde oluşturulmuştur;
5.1. 200.000 TL’e kadar olan satın almaları yapmaya sayman yetkilidir ve yönetim kuruluna karşı sorumludur.
5.2. 2000.001 TL - 750.000 TL arasındaki satın almalar, Yönetim Kurulu kararı ile yapılacaktır.
5.3. 750.001 TL - 1.500.000 TL arasındaki satın almalar için ikisi Yönetim Kurulu birisi dernek asıl üyeleri arasından olmak üzere üç kişilik satınalma komisyonu kurulur. Komisyon satınalma ile ilgili Yönetim Kurulu onayına sunulmak üzere rapor hazırlar. Yönetim Kurulu satın almayı onaylayabilir, komisyona gözden geçirilmek üzere iade edebilir ya da farklı bir üye sayısı ve dağılımı aynı olmak üzere yeni bir komisyon görevlendirebilir. Komisyon onayından geçmiş, satın alınmasına karar verilmiş, mal veya hizmet ihtiyacının tekerrür etmesi halinde, daha önceden alınmış olan mevcut komisyon onayı ile mal veya hizmetin, komisyon onay formunda belirtilmiş, ilgili tedarikçiden %30 fiyat farkını aşmamak kaydı ile, tekrar komisyon onayına başvurulmadan aynı mal veya hizmetin satın alınması yapılabilecektir. Sözleşme ile yapılan alımlarda, sözleşmede belirtilmiş olan oranlar üzerinden, tekrar komisyon onayına başvurulmadan ilgili mal veya hizmetin satın alınması yapılabilecektir.
5.5. 1.500.001 TL - 2.500.000 TL tutarlar arasında satın alma, “Davet usulü ihale” veya "Açık ihale usulü” ile yapılır İhalenin hangi usul ile yapılacağına karar vermeye, Yönetim Kurulu yetkilidir. 2.000.001 TL ve üzeri tutarlarda, satın alma "Açık İhale Usulü” ile yapılır
6.1. Satın Alma Uygulamaları
6.1.1. Satınalma talebi saymana HASUDER Mal-Hizmet Talep Formuyla iletilir. Sayman 5. Madde ve alt maddelerinde belirtilen hadlere göre satın almayı yapar ya da değerlendirilmek üzere Yönetim Kurulu’na iletir.
6.1.1.1.Onaylanan ihtiyacın bedeli sayman harcama yetkisi (200.000 TL’e kadar) veya Yönetim Kurulu harcama yetkisi (200.001-750.000 TL) dâhilinde ise;
6.1.1.2. İhtiyacın bedeli TL 750.001 - 1.500.000 TL arasında ise, satın alma, Satın alma komisyonu onayı ile gerçekleştirilir;
6.1.1.3. Satın alması yapılacak olan mal veya hizmet İhtiyaç bedeli 1.500.001 TL - 2.500.000 TL arasında olan bir tutar için, Yönetim Kurulu ihalenin davet usulü İhale ile yapılmasına karar verir ise;
6.1.1.4. Satın alması yapılacak olan mal veya hizmet İhtiyaç bedeli 2.500.001 TL - ve üzeri olan bir tutar için, satın alma, açık ihale usulü ile yapılır.
6.2. Satın Alma İşlemlerine İlişkin Kayıtların Tutulması
Satın alma için yapılan işlemlerin kayıtları dernekte uygun olarak saklanır.
6.2.1. Sayman, harcama yetkisinde yapılan alımlarda ilgili alıma ait, mal/hizmet talep formu, fiyat teklifleri, sipariş formu, taşıma irsaliyeleri ile birlikte fiş veya faturaları elektronik ortamda saklar ve asıllarının dernekte dosyalanmasını temin eder.
6.2.2. Satınalma komisyonu harcama yetkisinde yapılan harcamalara ait alımlarda; ilgili alıma ait, mal/hizmet talep formu, fiyat teklifleri, sipariş formu, komisyon onay formu, taşıma irsaliyeleri ile birlikte fiş veya faturalar saymana teslim edilen. Sayman aldığı belgeleri elektronik ortamda saklar Dernekte dosyalanmasını temin eder.
6.2.3 Yönetim Kurulu’nun harcama yetkisinde yapılan alımlarda; ilgili alıma ait, mal/hizmet talep formu, fiyat teklifleri, sipariş formu, komisyon onay formu, Yönetim Kurulu kararı, taşıma irsaliyeleri ile birlikte fiş veya faturalar satın alma birimince saymana elektronik ortamda teslim edilir ve belgeler Dernekte saklanır.
6.2.4. İhale evrakları (idari şartname, genel ve özel teknik şartname, sözleşme taslağı… vb) ilgili Yönetim Kurulu saklar.
6.2.5. İhale sürecinde veya sonunda tedarikçilerden alınmış olan kıymetli evraklar (Banka teminat mektubu, Banka referans mektubu, hazine bonoları, tahviller... vb) dernekte saklanır.
7.REFERANSLAR ve İLAVE DOKÜMANLAR:
7.1. HASUDER Mal/Hizmet Talep Formu (Ek 1)
7.2. HASUDER Mal/Hizmet Teklif Değerlendirme Raporu (Ek 2)
7.3. HASUDER Ödeme Talep Formu (Ek 3)
8.1. Satınalma prosedüründe belirtilen limitler her asgari ücret artışında kendiliğinden asgari ücret artış oranında artacaktır. Yönetim Kurulu bulunacak tutarları artırmaya veya azaltmaya yetkilidir.
8.2.Yeni olguların ortaya çıkması halinde, bu prosedürde tanımlanmayan işlemlerde, işlerin aksamaması için Yönetim Kurulu önlem almaya ve yeni düzenleme yapmaya yetkilidir.
Bu yönerge 22.04.2024 tarihi itibariyle yürürlüğe girer.
Bu yönerge Yönetim Kurulu tarafından yürütülür.
Ek 1: Mal Hizmet Talep Formu
MAL/HİZMET TALEP FORMU |
|||
Talep Eden Kişinin Görevi: |
|
Talep Edilen Tarih: |
|
Sıra No |
Talep Edilen Mal/Hizmet ile ilgili Özellikler |
Adet |
Toplam Tahmini Maaliyet (TL) |
1 |
|
|
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
4 |
|
|
|
5 |
|
|
|
6 |
|
|
|
7 |
|
|
|
8 |
|
|
|
10 |
|
|
|
Ek Açıklama (Varsa): |
|
|
|
TALEP EDENİN ADI-SOYADI İMZASI |
KONTROL EDENİN ADI-SOYADI İMZASI |
ONAYLAYANIN ADI-SOYADI İMZASI |
|
|
|
Ek 2: Teklif Değerlendirme Formu
Teklif Adı : …………….
TEKLİF LİSTESİ
Teklif No |
Teklifi Veren Firmanın Adı Teklif Alınan Tarih |
Teklif Tutarı |
1 |
|
|
2 |
|
|
3 |
|
|
4 |
|
|
TABLO 2. TEKLİF DEĞERLENDİRME TABLOSU
TEKLİF NO |
TEKLİF DETAYI |
KALİTE |
FİYAT |
TESLİM SÜRESİ |
GARANTİ ŞARTLARI |
ÖNCEKİ DÖNEM TECRÜBESİ |
ÖDEM ŞARTLARI |
TOPLAM PUAN |
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
TABLO 3. DEĞERLENDİRME NETİCESİ ve KARAR
Teklif No |
Teklifi Veren Firma Adı |
Toplam Puan |
Onay Durumu (Evet/Hayır) |
Açıklama (Güçlü-Zayıf Yönler) |
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
TABLO 4. KARAR VERİLEN TEKLİF HAKKINDA DEĞERLENDİRME NOTU
|
TABLO 5. KONTROL VE ONAY BÖLÜMÜ
DEĞERLENDİREN |
KONTROL EDEN |
ONAYLAYAN |
ADI-SOYADI |
ADI-SOYADI |
ADI-SOYADI |
İMZA |
İMZA |
İMZA |
Ek 3: Ödeme Talep Formu
İLGİLİ PROJE ADI |
|
|
ÖDEMEYİ TALEP EDEN |
ADI-SOYADI |
|
GÖREVİ |
|
|
ÖDEME YAPILACAK |
KİŞİ/FİRMA ADI |
|
BANKA ADI |
|
|
IBAN NUMARASI |
|
|
ÖDEME TALEP TARİHİ |
|
|
TUTARI |
|
|
ÖDEME |
FATURA SERİ-SIRA NO |
|
FATURA TARİHİ |
|
|
DETAY |
AÇIKLAMA |
|
Yetkili Onayı |
Genel Sekreter Onayı |
|
|
|